Power Query הוא כלי רב-עוצמה המובנה באקסל שמאפשר לכם לייבא, לעבד, ולנקות נתונים ממקורות מגוונים בקלות וביעילות. תוכלו למשוך נתונים מקבצי Excel, מסדי נתונים, אתרי אינטרנט, קובצי CSV, ועוד, ולבצע עליהם מגוון רחב של פעולות כמו הסרת כפילויות, איחוד טבלאות, ושינוי מבנה הנתונים. כל תהליך העיבוד שנבנה נשמר, כך שבפעם הבאה שתעדכנו את הנתונים המקוריים, כל השלבים יבוצעו מחדש אוטומטית, ותקבלו את הדוח המעודכן באופן מיידי.
נוסחאות באקסל מצוינות לניתוחי נתונים בסיסיים, אך כאשר מדובר במידע כבד או מורכב שמגיע ממספר מקורות, נוסחאות עלולות להפוך למורכבות ומסורבלות. Power Query מציע פתרון יעיל, בו ניתן לעבד נתונים באופן אוטומטי, פשוט ונגיש, בלי כתיבה של נוסחאות מסובכות או חזרה על פעולות ידניות. בנוסף, Power Query שומר את כל שלבי העיבוד, כך שניתן לעדכן את הנתונים בקלות בלחיצת כפתור, מה שמפחית את הסיכון לטעויות אנושיות ומאפשר לכם ליהנות מנתונים מדויקים ומעודכנים.
Power Query מותאם באופן מושלם לניהול נתונים ממקורות מגוונים. לדוגמה, אם יש לכם קבצי אקסל חודשיים עם נתוני מכירות, תוכלו בקלות לייבא את כולם לתוך דוח שנתי מרוכז ולבצע איחוד של כל הקבצים במקום אחד. כל נתון חדש שתוסיפו ייכנס לתהליך העיבוד המוגדר ויתעדכן אוטומטית, כך שתוכלו לבחון את הנתונים בצורה כוללת מבלי לעבור על כל קובץ בנפרד.
בהחלט כן! Power Query מעוצב בצורה שתתאים גם למשתמשים ללא ידע בתכנות או קוד. הממשק מבוסס על פעולות פשוטות כמו בחירה ולחיצה, והכלים בעבודה עם הנתונים הם ברורים, נוחים, ואינטואיטיביים. גם אם יש צורך בעיבודים מתקדמים יותר, Power Query מספק צעדים ידידותיים למשתמש המתחיל, כך שהוא נגיש לכל אחד ומאפשר להשיג תוצאות מצוינות גם ללא ידע טכני מעמיק.
לא. Power Query זמין גם בכלים נוספים כמו Power BI ו-Excel Online, מה שמאפשר לנתח נתונים בצורה אחידה ומדויקת גם במערכות נוספות של מיקרוסופט. כך אפשר להתחיל לנתח נתונים בסיסיים באקסל, ולהמשיך לנתח בצורה מתקדמת יותר ב-Power BI ליצירת דוחות ויזואליים ודינמיים. Power Query משלב יכולות שמתאימות הן למשתמש הבסיסי באקסל והן למשתמשים מתקדמים בכלי ניתוח נוספים.
ייבוא נתונים ידני דורש העתקה והדבקה שלעיתים מובילה לטעויות ועיכובים מיותרים. Power Query מאפשר לייבא ולעבד את כל הנתונים באופן אוטומטי, תוך שמירה על תהליך העבודה הקבוע. כל שינוי בנתונים המקוריים יתעדכן בצורה מהירה ויעילה בלחיצת כפתור אחת, מה שמאפשר לכם לחסוך זמן ולהתמקד בניתוח הנתונים במקום בתהליכי הכנה מעייפים.
Power Query תומך במגוון רחב של מקורות נתונים, כולל קבצי Excel ו-CSV, מסדי נתונים כמו SQL, אתרי אינטרנט, קבצים ממערכות ERP ואפילו שירותי ענן כמו Azure. הכלי מאפשר למשוך את כל המידע החשוב למקום אחד ולהפיק דוחות מקיפים בקלות. כך אתם יכולים לאחד נתונים ממקורות שונים בלי צורך להתאמץ או לחזור על פעולות ידניות.
Power Query מציע מגוון כלים לעיבוד נתונים בהתאם לצרכים שלכם: הסרת כפילויות, סינון נתונים, שינוי שמות עמודות, מיזוג טבלאות ועוד. כל שינוי שתבצעו נשמר, כך שבפעם הבאה שתייבאו נתונים חדשים, כל השלבים יבוצעו שוב אוטומטית, ותקבלו דוח מעודכן ללא צורך בהגדרות נוספות. זהו פתרון אידיאלי לעבודה קבועה על דוחות שאמורים להתעדכן מעת לעת.
אחד היתרונות הגדולים של Power Query הוא השמירה על תהליך העבודה. לאחר שהגדרתם את תהליך העיבוד פעם אחת, כל שינוי בנתונים המקוריים יתעדכן אוטומטית. לדוגמה, בדוח חודשי על בסיס קבצי מכירות, כל מה שעליכם לעשות הוא להוסיף את הקובץ החדש, ללחוץ על "רענן" ולקבל דוח מעודכן תוך שניות, מבלי לעבור מחדש על כל השלבים.
בהחלט. אפשר לשמור דוחות Power Query באקסל או בפלטפורמות ענן כמו OneDrive, ולאפשר לעמיתים גישה לדוחות המוכנים. בנוסף, ניתן לשמור את תהליך העבודה כטמפלייט (תבנית), כך שכל אחד יוכל להשתמש בתהליך העיבוד שהוגדר וליישם אותו על נתונים דומים בקבצים אחרים.
Power Query מאפשר לנהל נתונים היסטוריים וליצור דוחות מסכמים לתקופות קודמות. ניתן לייבא נתונים משנים קודמות ולהפיק מהם תובנות במידת הצורך. לחישובים מצטברים מורכבים במיוחד, ניתן לשלב את Power Query עם כלים נוספים כמו Power Pivot או Power BI כדי להשיג ניתוחים מותאמים ומעמיקים יותר.
Power Query מתאים באופן מושלם לניהול נתונים דינמיים. עם שמירת תהליך העבודה, כל שינוי בנתונים המקוריים יתעדכן אוטומטית בעת רענון הנתונים. כך, אם נוספו נתונים חדשים או בוצעו שינויים, תוכלו לקבל את הדוח המעודכן מיידית ללא צורך בעבודה נוספת.
בגרסאות מתקדמות של אקסל (אקסל 2016 ומעלה או Microsoft 365), Power Query מובנה ונגיש בתפריט "נתונים" (Data). בגרסאות ישנות יותר, ניתן להוריד אותו כתוסף חינמי. הכלי נגיש, קל לשימוש וזמין בצורה נוחה כחלק מאקסל במרבית הגרסאות.
Power Query משתלב נהדר עם VBA, כך שניתן להגדיר מאקרו שיפעיל את הרענון של השאילתה או להשתמש ב-VBA כדי להפעיל את Power Query כחלק מתהליך עבודה אוטומטי. השילוב מאפשר למשתמשים מתקדמים להוסיף לוגיקה מורכבת ומותאמת אישית וליצור תהליכים רחבים שמבוססים על Power Query ויכולות VBA באקסל.
בהחלט! קיימים מדריכים מקוונים רבים שיכולים לעזור לכם ללמוד Power Query באופן עצמאי, ולהבין את השלבים הבסיסיים לשימוש בכלי בעבודה יומיומית. עם זאת, כדי להפיק את המיטב וללמוד את הכלים המתקדמים שמציע Power Query, מומלץ להיעזר בקורסים מסודרים. באקסלנט מציעים שתי סדנאות – סדנה למתחילים וסדנה למתקדמים, כך שתוכלו להתאים את רמת הלימוד לרמת הידע והניסיון שלכם. ניתן ללמוד בצורה גמישה, עם אפשרות להדרכה אישית מותאמת אישית, סדנת זום קבוצתית או להזמין הדרכה לעובדים אצלכם בחברה, בהתאם לצרכים ולנוחות שלכם.
למידע מלא על הסדנאות לחץ כאן >
בסופו של דבר, תדע לנהל את נתוני כוח העבודה ביעילות באקסל ולקבל החלטות מושכלות. אז קדימה >>
במצבים אלו ההקלדה הידנית צריכה להיות מדויקת, אך אפשר להקל עליה ולאפשר לך להקליד 1500 והאקסל ימיר לך את המספר לפורמט שעה – 15:00
לשם כך הכנתי לך נוסחה >>
בתוכנת אקסל יש להוסיף עמודות עזר להזנת נתוני כניסה ויציאה
כרגע נתמקד בכניסה ראשונה בעמודה A
תא A5 כתוב 1500
בתא H5 יש להכניס את הנוסחה הבאה –
IFERROR(TEXT(LEFT(A5,LEN(A5)-2)&":"&RIGHT(A5,2),"hh:mm"),0)=
כדי להקל עליך את כתיבת הפונקציה –
מצרפת לך קובץ אקסל להורדה >>מצרפת לך קובץ אקסל להורדה >>
עכשיו,
כדי לבצע חישובי שכר לעובדים,
השלב הראשון זה הכנסת שעות כניסה ויציאה
אז במספר עובדים קטן – נתתי לך כאן פתרון שעובד מעולה
ומקל על הזנת נתוני הנוכחות בצורה ידנית.
אם יש לך כבר הרבה עובדים,
עם כל הכבוד לנוסחה האוטומטית,
להזין נתונים לכל עובד בנפרד, כבר לוקח הרבה יותר זמן ומאמץ מיותר…
ולמה מיותר?
כי אפשר לקלוט אותם בצורה אוטומטית!
יש כלי עוצמתי באקסל המאפשר
להכניס את קבצי הנוכחות של העובדים לתיקיה
לגשת לקובץ אקסל המרכז את כל הנתונים בצורה אוטומטית
ללחוץ לחצן ימני – רענן והקסם קורה!!
את הכלי תמצא כאן באקסל שלך –
יש לשים לב שייתכן ויהיה לך כתוב שאילתה חדשה זה קשור לגרסאות שונות של האקסל.
במידה ויש לך אקסל 2010 ומטה זה לא מובנה בתוך האקסל
אך ניתן להורדה חינם מהאתר של מיקרוסופט –
להורדה לחץ כאן >>
לאחר ההתקנה תתקבל כרטסת נוספת בשם Power Query.
שלב 1 – שמירת הקבצים בתיקיה במחשב
יש לרכז את הקבצי אקסל בתיקיה קבועה במחשב.
שלב 2- טעינת הקבצים לתוך Power Query
דבר ראשון, יש לשים לב שהקבצים לא פתוחים באקסל.
לפתוח אקסל חדש –
כרטסת נתונים – יבא נתונים (או שאילתה חדשה / קבל נתונים) – מקובץ – מתיקיה
עולה חלונית עיון שמבקשת ממך לגשת לתיקיה בה הכנסת את הקבצים.
יש לשים לב כשנכנסים לתיקיה לא רואים את הקבצים –
ללחוץ על פתח עולה חלונית המציגה את כל הקבצים –
לחיצה על טען – תציג את רשימת הקבצים באקסל – פחות שימושי!
לחיצה על המרת נתונים תפתח את עורך Power Query
יש ללחוץ עכשיו על המרת נתונים
פעולה זו פותחת את תוכנת Power Query – נעים להכיר
כעת יש ללחוץ בכותרת של Content על החץ
עולה חלונית זו –
יש ללחוץ על שם הגליון Sheet1
רואים בצד שמאל תצוגה של הטבלה ולסיום – אישור
כעת רואים את כל הטבלה. לעמודה הראשונה קוראים Source Name ובה רואים את כל הקבצים.
בשלב עכשיו יש לערוך שינויים בטבלה ולסדר אותה,
סורי, אבל זה כבר תהליך ארוך למדריך זה
אבל ניתן לשחק בה ולגלות כלים שיכולים לסדר את הטבלה.
כלל למשחק מהנה לחצן ימני – יגלה לך אפשרויות לעבודה עם עמודות הטבלה.
בסדנה של Power Query אנו מרחיבים את השימוש עם התוכנה בצורה פרקטית לעומק.
ובמחשבון ELP אנחנו נבצע עבורך את העבודה על המחשב שלך ותקבל גם קליטת נתונים בצורה אוטומטית וגם חישובי שכר מורכבים בצורה מיידית על עשרות עובדים בלי לעבוד לחשב לבד בכלל.
להיכרות עם מחשבון ELP לחץ כאן >
לסיום – ללחוץ על סגור וטען
הטבלה המרכזת מתקבלת באקסל. אלו העובדים הקיימים כרגע –
עכשיו הטבלה המרכזת מקושרת לתיקיה המקורית וכל שינוי בתיקיה המקורית משפיע עליה.
לדוגמה עכשיו נוסיף עוד עובד לתוך התיקיה –
כעת, כדי לעדכן אותו בטבלה המרכזת – לגשת לטבלה – לחצן ימני – רענן
וכעת רואים ברשימת העובדים במסנן גם את שיר אלי –
כלי איחוד נתונים מתיקיה מאד שימושי ויכול לבוא לך לשימוש בהרבה מצבים,
ממליצה לקחת קבצי אקסל שיש לך בעבודה – להכניס לתיקיה – לרכז לטבלה אחת – להכניס עובד נוסף לתיקיה – לרענן ולעדכן את הטבלה בצורה אוטומטית.
בהצלחה, שיבוא לך לשימוש מועיל!
נהנית לשדרג ולייעל לך את העבודה באקסל! לאה
סינון מתקדם באקסל עם הכלי Power Query יחסוך לך הרבה זמן עבודה…
יוצא לך הרבה להתעסק עם סינונים על טבלה?
האם הסינון הוא סינון קבוע שחוזר על עצמו כל יום או כל שבוע ואולי כל שעה?
האם יש לך טבלה גדולה שמייצאים מהתוכנה ובאופן קבוע יש לך צורך לסנi ואחר כך להסיר הרבה עמודות מיותרות –
אז אם התהליך הזה הוא תהליך קבוע –
כאן במדריך נגלה לך כלי עוצמתי שיחסוך לך את הסינון שוב ושוב
ויפיק לך טבלה מסוננת רק עם העמודות הרלוונטיות לך,
הכלי יקליט את התהליך פעם אחת,
ואחר כך כל מה שיישאר לך לבצע בפעם הבאה –
להביא את הטבלה לאקסל > ללחוץ על רענן > וזהו –
הטבלה תגיע לך מוכנה בלי לעבוד עליה דקה!!
לכלי העוצמתי קוראים Power Query והוא יבצע עבורך את העבודה!!
הכלי זמין לך בכרטסת נתונים
יש לך גרסה ישנה של אקסל,
להורדת תוסף חינם ממיקרוסופט של Power Query לחץ כאן >
שלב 1 : טעינת הטבלה לתוך החלונית Power Query
עמידה במיקום מסוים בטבלה
כרטסת נתונים בחלק הראשון של קבל והמרת נתונים –
לבחור בפקודה מתוך טבלה / טווח
נפתח החלונית – Power Query
מבנה המסך :
שלב 3: סינון עמודות והסרת עמודות מיותרות
בשלב זה יש לבצע את הפעולה הקבועה – לסנן את העמודות, להסיר עמודות מיותרות
כל פעולה שמתבצעת נרשמת בחלונית שלבים שהוחלו – שם מוקלטות הפעולות הקבועות שמבצעים.
שלב 4: טעינת הטבלה לאחר השינויים לתוך תוכנת אקסל
לאחר הגדרת השינויים הרצויים בנתונים –
טענו אותם חזרה לאקסל – בכפתור סגור וטען
הקובץ יטען לגיליון נוסף באקסל.
כך באקסל יש את גליון המידע המקורי + גליון נוסף לאחר שינויים.
* בסינון טבלה לפי נתון מסוים – לדוג’ איש מכירות –
כדי לקבל גליון נפרד לכל איש מכירות – יש לבצע את התהליך המלא לכל איש מכירות בנפרד.
הטבלה המסודרת התקבלה לאקסל –
בצד שמאל יש את החלון הבא –
החלון מציג את השאילתות הקיימות בקובץ
שלב 5 : ריענון נתונים –
החלונית מציגה את שורות הנתונים שבוצעו עליהם השינויים,
לאחר הוספת נתונים חדשים לטבלת המידע המקורית יש לרענן אותם –
בכרטסת נתונים – לחיצה על הכפתור רענן הכל –
לאחר הרענון החלונית מציגה מספר שורות מעודכן.